002001 - PLANEJAMENTO E CONTROLE DE PRODUÇÃO (PCP)

O PCP é uma atividade operacional que dentro de uma política empresarial maior, dita procedimentos e normas para se realizar os objetivos do empreendimento.

1.      CONCEITO E FUNÇÕES

O PLANEJAMENTO (PROGRAMACAO) E CONTROLE DA PRODUCAO consiste essencialmente em um conjunto de funções inter-relacionadas que objetivam comandar o processo produtivo e coordená-lo com os demais setores administrativos da empresa. Desta afirmação pode-se salientar três características básicas da programação e controle de produção: conjunto de funções, comando do processo produtivo, núcleo de coordenação entre setores administrativos.

Poder-se-ia ser mais específico e mencionar detalhadamente quais as funções acima referidas, como é comandado o processo produtivo e como é feita a coordenação. Entretanto, a diversidade entre os tipos de indústria torna difícil tal especificidade. Algumas funções podem ser de grande importância em uns tipos de indústria, enquanto que são atrofiadas ou inexistentes em outras. Além disso, uma certa função poderá ser executada dentro de  normas diferentes em um mesmo tipo de indústria, o que provoca alterações na hora de comandar o processo produtivo e de coordena-lo com as demais atividades administrativas.

Pode-se dizer que existem FUNÇÕES GERAIS de um PCP. Para produzir cm eficiência, não é mais possível simplesmente comunicar as seções produtivas a necessidade de PRODUZIR CERTA QUANTIDADE DE PRODUTOS FINAIS. Torna-se necessário comunicar os departamentos produtivos QUAIS OPERAÇÕES DEVEM SE EXECUTADAS em cada dia para resultar nos produtos finais desejados. Portanto, ALGUEM OU ALGUM DEPARTAMENTO DA ESTRUTUR ADMINISTRATIVA da empresa deverá determinar quais operações são necessárias e quando convém que elas sejam executadas. Caberá também a este departamento determinar quanto será necessário comprar de cada material em que dias estes materiais deverão estar disponíveis na fábrica. Este setor exercerá, assim, uma das funções (emissão de ordens de fabricação e de compras) do conjunto de funções que chamamos de programação.

A determinação de quais operações são necessárias só pode ser feita de forma racional se existir disponibilidade de um determinado conjunto de informações. Assim, são necessárias informações sobre: saldo em estoques, vendas previstas ,componentes dos produtos finais, processo produtivo de cada componente, capacidade produtiva disponível, tempos de fabricação etc. Dependendo da estrutura administrativa da empresa, essas informações poderão estar disponíveis em seções diferentes. Cumpre, pois , estabelecer uma forma de agrupá-las para poder programar e controlar a produção. Deste modo , de varia seções ou departamentos convergem informações para o setor de programação de controle da produção para que este decida quais ordens de fabricação e de compras devem ser emitidas.

Comumente, espera-se que o sistema de PCP inclua algumas FUNÇÔES EPECÍFICAS, como:

a)  Plano de produção – consiste em, considerando as vendas ou previsão de vendas, capacidade da fábrica e política administrativa, fixar quanto será produzido em cada mês, em termos de produtos finais. Não há aqui preocupação de detalhes, como o que será feito do dia 15 do mês , mas visa-se apenas fixar as metas de produção da fábrica.

b)  Sistema de emissão de ordens - consiste na transformação do plano de produção em ordens de fabricação e de compras.

c)  Emissão de ordens – função preparar todos os impressos relativos a cada ordem.

d)  Liberação – função de organizar e preceder à distribuição dos impressos relacionados às ordens de fabricação.

e)  Controle central – função de servir de contato entre o controle da produção e todos os demais departamentos da empresa e preparar relatórios sobre a eficiência operacional.

f)   Expedição – função de proceder à entrega dos produtos aos clientes.

        Estas são funções clássicas de qualquer PCP, contudo nem sempre se pode encontrá-las na prática industrial. Isto porque raramente, encontra-se duas fábricas distintas com o mesmo sistema de PCP.As razões para esta diferenciação são várias, mas pode-se salientar três particularmente importantes:

A - o tipo de indústria;

B - o tamanho da empresa;

C - as diferenças entre estruturas administrativas.

Se existirem duas empresas do mesmo tamanho fabricando os mesmos produtos, mas com diferentes estruturas administrativas, muito provavelmente os respectivos sistemas de PCP serão diferentes. Em um caso pode ser necessário uma coordenação entre setores administrativos mais formal do que no outro. As formas de comandar e coordenar os fluxos de materiais na fábrica podem representar diferenças. Assim, só por coincidência ou por imitação, as duas empresas do mesmo tamanho e fabricando os mesmos produtos poderão ter exatamente o mesmo sistema de PCP.

O tamanho da empresa influi de uma forma geral fazendo com que maior a empresa, mais formal e detalhada deverá ser o PCP.

O tipo de manufatura exerce uma influencia muito forte sobre o sistema de PCP. Tipos de manufatura diferentes requerem sistemas diferentes de PCP.

A única possibilidade de vencer estes obstáculos na estruturação de um PCP será fornecer aos administradores dos mais variados tipos de empresas industriais, uma forma para analisar e melhorar o sistema de programação e controle da produção.

Tal forma terá que satisfazer uma série de requisitos como:

A - fazer uma classificação adequada das atividades envolvidas no PCP;

B - mostrar as diversas alternativas de realizar cada uma destas atividades;

C - mostrar as implicações vantajosas e desvantajosas de cada um das alternativas mencionadas em (b);

D - fornecer um esquema para auxiliar na escolha e composição dessas atividades, formando um sistema integrado.

2.      SISTEMA DE INFORMAÇÕES E PCP

Em certo sentido, o PCP É UM SISTEMA DE TRANSFORMAÇÃO DE INFORMAÇÕES.  São recebidas informações sobre estoques existentes, vendas previstas, linha de produtos, modo de produzir, capacidade produtiva, etc. O PCP tem como incumbência transformar estas informações em ORDEM DE FABRICAÇÃO.

Entretanto, não são apenas os mestres e operários que necessitam de informações detalhadas. COMPRAS DE MATERIAL para processamento na fábrica também necessitam destas informações detalhadas. De fato, a menos que seja adotada a política de grandes estoques de matéria-prima, o Departamento de Compras, para ser eficiente, terá que operar com base nas informações sobre as quantidades de matéria-prima que serão necessárias na fábrica em cada período. Ora, é o PCP que mais facilmente dispõe desta informação e que, portanto, está em condições de comandar a operação de compras. Assim como a programação comanda o processo produtivo, ela deve também comandar as compras de materiais para fabricação. Por comando entende-se a determinação “do que”, “quando” “quanto” é necessário comprar e os prazos de entrega. Os problemas de “como” e “onde” comprar, em geral, são problemas de decisão interna do Departamento de Compras.

Considerou-se até aqui o problema de informações relacionadas com o comando da fabricação e de compras para a produção de certo produto. Existem outros tipos de informações necessárias na empresa moderna que se distinguem claramente das acima citadas. Estas informações são aquelas relacionadas com as previsões e os controles.

Dentre as PREVISÕES destaca-se, como úteis a qualquer tipo de indústria, a previsão de carga de trabalho e a previsão das despesas de fabricação. A previsão de carga de trabalho visa saber para quanto tempo se tem trabalho programado, para cada local de trabalho (máquina ou bancada). Esta informação é importante porque através dela a administração pode: decidir aumentar ou diminuir o esforço de vendas, estabelecer prazos para entrega, etc. Em geral, notou-se que é necessário ter o cálculo de carga de trabalho por seção produtiva ou mesmo por local de trabalho, sendo pouco útil para decisões administrativas um dado global para a carga da fábrica. É necessário, pois, um procedimento que, considerando as vendas previstas, os processos produtivos e as respectivas capacidades, permita calcular a carga de trabalho por setor produtivo.

As informações para os CONTROLES de fabricação mantêm relação muito estreita com as informações para o comando de produção. O processo geral de controle consiste em:

a) estabelecer o que deve ser realizado e quanto de recursos (tempo e material) a ser empregado;

b) coletar informações sobre o que foi realizado e o quanto de recurso foram utilizados;

c) comparar (a) com (b):

d) tomar providências cabíveis considerando a diferença verificada em (c).

Desse modo, se é necessário criar um sistema de informações detalhadas para os mestres de operários saberem o que, como, onde, quando, quanto produzir será fácil complementar esse sistema de informações para dele poder elementos necessários no controle. Separar os dois sistemas de informações provocaria uma inevitável duplicação de serviços.

Em resumo, o PCP, além de indispensável na administração da empresa moderna, assume funções da mais alta importância para a operação desta empresa.

Pelas considerações já apresentadas conceitua-se o PCP como um ponto de convergência de certas informações, sua transformação dentro de normas aprovadas pela alta administração, em outras informações detalhadas para comando de compra e fabricação, para os controles de eficiência e nas previsões necessárias para a administração da produção.

Pode-se representar esquematicamente este fluxo de informações em um esquema que se denomina de “Fluxo Primário de Informações”.

Com base na linha de produtos, na capacidade produtiva e nos conhecimentos tecnológicos, é feito o planejamento do processo produtivo, ou seja, é determinado “com” e “onde” produzir, “o que" e “quanto” comprar para produzir uma unidade de cada produto. Estas determinações, que consideraremos apenas sumariamente, são feitas de modo a permitir a obtenção das previsões e dos dados para os controles. Note-se que o planejamento do processo produtivo não necessita da previsão de vendas, mas, tão-somente, do conhecimento do nível geral de vendas. A programação, com base nas informações sobre vendas, linha de produtos, capacidade produtiva e planejamento do processo produtivo, considerando os estoques existentes, determina “o que”, “quando” e “quanto” produzir e comprar. Existirá aqui um procedimento, às vezes complexo, de transformação de informações. Este é um ponto particularmente importante do processo administrativo porque a programação apresenta simultaneamente características de:

a) coordenadora de funções;

b) ponto de integração de procedimento administrativo.

3.      GERENCIAMENTO DO PCP

A programação e controle de produção estão relacionados a muitos outros departamentos da empresa. Existem dois conjuntos de funções com os quais a relação é mais freqüente e que são: “Estoques” e “planejamento do Processo Produtivo”. Com alguns departamentos a relação é bem específica. Assim, COMPRAS, a relação restringe-se à comunicação do que deve ser comprado e à verificação de se realmente foi recebido na data necessária. Com VENDAS, existe uma relação na elaboração dos planos de venda ou na fixação de prazos de entrega. Do setor de PROJETO DO PRODUTO, a programação recebe todas as informações sobre as características do produto, existirá um trabalho conjunto para a alteração no projeto do produto e, quando houver alteração no projeto do produto, existirá um trabalho conjunto para fixar a partir de que data a alteração será introduzida na fábrica. De ESTOQUES recebe-se dados sobre os níveis existentes para a elaboração de programas. E, do PLANEJAMENTOD DO PROCESSO PRODUTIVO recebe-se a determinação da capacidade produtiva para se saber como, com o que se onde produzir cada produto.

FIGURA 1 - Fluxo das atividades do sistema PCP

4.      ESTRUTURA BÁSICA DO SISTEMA PCP

Considerando-se as informações necessárias ao funcionamento do PCP e suas interfaces na empresa, pode-se configurar uma estrutura básica, que com as devidas extensões conforme particularidades organizacionais poderá ser desenvolvida em qualquer situação. A figura 1 identifica as principais atividades do PCP. Procurar-se-á desenvolver neste trabalho os pontos básicos de cada uma destas atividades, fazendo com que este fluxograma sirva como um roteiro bem prático, para aqueles que desejem avaliar ou implementar um PCP em empresas.

5.      CONTROLE DA PRODUÇÃO

O Controle da Produção (CP) é a última fase do Planejamento e Controle da Produção (PCP). Geralmente o CP é realizado pelo próprio órgão de PCP da empresa, como uma retroação (feedback) do planejamento da produção. O CP serve para acompanhar, avaliar e regular as atividades produtivas, a fim de mantê-las dentro do que foi planejado e assegurar que atinjam os objetivos pretendidos.

Quase sempre a palavra controle faz lembrar punições, restrições e impedimentos. Na vida prática, controlar significa geralmente proibir, impedir, restringir, fiscalizar, etc. em administração, a palavra controlar apresenta outro significado bem diferente.

Em administração, o controle visa guiar e regular as atividades da empresa a fim de garantir o alcance dos objetivos almejados. Se as coisas ocorrem de acordo com o que foi planejado, não haveria necessidade de controle. O controle existe porque alguma coisa pode sair diferente daquilo que foi planejado.

Vimos em outras referências, que o controle é a função administrativa que consiste em medir e corrigir o desempenho, para assegurar que os objetivos da empresa sejam plenamente atingidos. A tarefa do controle é verificar se tudo está sendo feito de conformidade com o que foi planejado e organizado, de acordo com as ordens dadas, para identificar os erros ou desvios, a fim de corrigi-los e evitar sua repetição.

O controle visa a duas finalidades principais:

A - Correção das falhas ou erros existentes: o controle serve para detectar falhas ou erros – seja no planejamento ou na execução – para apontar as medidas corretivas para saná-los.

B - Prevenção de novas falhas ou erros: ao corrigir as falhas ou erros existentes, o controle aponta os meios para evitá-los no futuro.

A importância do controle reside no fato de que ele assegura que aquilo que foi planejado e organizado cumpriu realmente os objetivos pretendidos. O controle verifica se as coisas foram executadas de acordo com os planos, com os esquemas e com as ordens transmitidas. No fundo o controle procura avaliar se tudo ocorreu conforme os padrões estabelecidos. Os padrões representam a base fundamental do controle.

Na realidade, todo controle é um processo composto de quatro fases distintas:

1-      Estabelecimento dos padrões: é a primeira fase do processo e estabelece previamente os padrões ou critérios de avaliação ou de comparação.

Um padrão é uma norma ou critério que serve de base para a avaliação ou comparação de alguma coisa. O metro, o litro, o grama são padrões universalmente aceitos. Em AP, um dos maiores cuidados é o de se estabelecer padrões para controlar as coisas. O padrão é o ponto de referência para aquilo que será feito.  São básicos para a produção:

a. Padrões de quantidade: como volume de produção, quantidade de estoque de MP ou PA, número de horas trabalhadas, capacidade de produção etc.

b. Padrões de qualidade: como controle de qualidade (CQ), de MP recebida, CQ da produção, especificações do produto etc.

c. Padrões de tempo: como tempo-padrão para produzir determinado produto ou serviço, tempo médio de estoque de determinada MP etc.

d. Padrões de custo: como custo de produção, custo de vendas, custo de estocagem etc.

Figura 2 - Os Padrões de Controle

2 - Avaliação do desempenho: é a segunda fase do controle e consiste em avaliar o que está sendo feito através da comparação com os padrões previamente estabelecidos. Nesta fase ocorre o acompanhamento e monitoração daquilo que está sendo executado.

3 - Comparação de desempenho com o padrão estabelecido: é a terceira fase do controle, consiste em compara o desempenho com aquilo que foi previamente estabelecido como padrão de comparação, para verificar se há desvio ou variação, isto é se há falha ou erro em relação ao desempenho-padrão desejado.

4 - Ação corretiva: é a quarta e última fase do controle, e consiste em corrigir o desempenho para adequá-lo ao padrão estabelecido. Se o desempenho foi de acordo com o padrão não há ação corretiva a aplicar. O objetivo do controle é indicar quando, onde e quanto corrigir para manter o processo de acordo com o que foi previamente estabelecida.

 Figura 3- O Controle como um processo Cíclico e Repetitivo

Na verdade, controle é um processo cíclico e repetitivo. É cíclico por envolver um ciclo de quatro fases que acabamos de enumerar. E é repetitivo porque se repete indefinidamente. E à medida que se repete, o controle tende a fazer com que as coisas controladas se aperfeiçoem e reduzam seus desvios em relação aos padrões estabelecidos. Isto é, quanto mais se repete, maior a tendência de corrigir gradativamente os erros e desvios. Os conceitos de controle como função administrativa – são amplamente utilizados na AP.

Material adaptado de:

CARDOSO, Olga Regina. Administração da produção. Curitiba: UFSC/UFPR/IEL, Apostila do Curso de Pós-Graduação em Administração Industrial da UFPR, s/d.

CHIAVENATO, Idalberto. Iniciação à administração da produção. São Paulo: Makron, McGraw-Hill, 1991.

Profa. Enga. Olga Regina Cardoso, Dra.

                    CTC/EPS 

 Universidade Federal de Santa Catarina - UFSC